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事務仕事の効率化に役立つ!7つのエクセル技と覚えるコツまとめ!

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事務仕事でも出番の多いエクセル。そんなエクセルにはさまざまな「技」があります。

 

このため「未経験でも事務仕事に就けるように、今からエクセルの技を磨いておきたい」などと考える方も多いのではないでしょうか。

 

またそんなエクセル技については、以下の様な疑問も心当たりがあるかもしれません。

 

「効率化につながるエクセル技には何がある?」
「エクセル技の種類はたくさん。覚えるコツは何?」
「事務仕事をするならこれは覚えておきたいというエクセル技は?」

 

そこで今回は、事務仕事をする場合にオススメなエクセル技を7つ紹介していきます。

 

事務仕事の効率化を目指すためには、是非こうした情報もチェックしてみてくださいね。


事務仕事の効率アップ!要注目なエクセル技7選!

事務仕事の効率アップ!要注目なエクセル技7選!

 

エクセルを使いこなすことによって、それまでに長い時間がかかっていたものがすぐに終えることができるようになったりします。

 

だからこそ、事務仕事を行う上ではさまざまなエクセル技を覚えておくと便利です。

 

こちらでは、その中から7つエクセル技について紹介しています。

 

1.SUM関数、オートSUM

合計を求めるSUM関数は、エクセルでは定番の関数です。

 

この関数を使用することで、いちいち計算しなくても、関数が適用されている範囲の合計がすぐに判明します。

 

SUM関数に関しては「オートSUM」ボタンがあるため、そこから関数を適用させることができます。

 

ただエクセル2000以降のバージョンでは、ショートカットキーによってSUM関数を出すこともできるため、場合によっては以下のショートカットキーを使ったほうがよりスピーディーにSUM関数を使えるかもしれません。

 

[Alt]キー+[Shift]キー+[=]キー

 

ショートカットキーに関しては、使用頻度の高いものなら自然と覚えます。

 

書式

=(数値1,数値2,...数値30)

 

2.SUMIFS関数

合計を出したいときに、複数の条件に該当するもののみ加算していきたいときもありますよね。そこで使用するのが「SUMIFS関数」です。

 

例えば受注処理をする中で、請求日と受注が確定しているもののみを合計したい場合、SUMIFS関数を使えばそれだけの合計を出すことができます。

 

書式

=SUMIFS(合計対象範囲, 条件範囲 1, 条件 1, [条件範囲 2, 条件 2],….)

 

3.VLOOKUP関数

VLOOKUP関数は、関数が適用される範囲の中で、検索条件と一致するものを抽出できる関数です。

 

例えば、商品名やその単価などが表示された一覧表において商品コードで検索できるようにVLOOKUP関数を適用させれば、商品コードの入力でその商品のさまざまなデータがわかるようになります。

 

書式

=VLOOKUP(検索値[@],範囲[A], 列番号[A:1〜3],検索方法の指定)

 

4.ROUND関数

ROUND関数は、四捨五入を行える関数です。事務仕事で消費税の計算をするときなどに、ROUND関数を使用します。

 

その際の小数点を切り上げるか切り下げるかは企業で異なる場合がありますが、ROUND関数は、切り上げ・切り下げのどちらにも対応できます。

 

常に切り上げるのであればROUNDUP関数、常に切り下げるのであればROUNDDOWN関数を適用します。

 

書式

=ROUND(数値, 桁数)

 

=ROUND(3.14, 1)ならば、3.14を小数点第1位に四捨五入となる。

 

5.IF関数

IF関数は、条件によって実行する処理を分けることができる関数です。

 

経理事務では、損益計算書などを作成する場面でIF関数を使用します。

 

書式

=IF(論理式,真の場合,偽の場合)

 


=IF(A>100,"●","○")
セルA1が100より大きければ●、そうでなければ○が表示される。

 

6.SUBSTITUTE関数

SUBSTITUTE関数は、指定した文字列を他の文字列へと置き換えることができる関数です。

 

置き換えたい文字列が大量にあるときなどは、こうした関数を使用することであっという間に置き換えが完了します。

 

使用例

次の表のサンプル データをコピーし、新しい Excel ワークシートのセル A1 に貼り付けます。

 

数式を選択して、F2 キーを押し、さらに Enter キーを押すと、結果が表示されます。必要に応じて、列幅を調整してすべてのデータを表示してください。

 

数式
=SUBSTITUTE(A2, "売上", "原価")

 

説明 (計算結果)
売上" を "原価" に置き換えます (原価データ)

 

結果
原価データ”

 

引用元:https://support.office.com/ja-jp/article/SUBSTITUTE-%E9%96%A2%E6%95%B0-6434944e-a904-4336-a9b0-1e58df3bc332

 

7.ショートカットキー3選

これまでは関数ばかりを紹介してきましたが、最後の7つ目は少し番外編のような形でエクセルの効率化を図るうえでは是非覚えておきたいショートカットキーを3つ紹介します。

 

[Ctrl]+[T]…テーブル作成が一瞬でできます。

 

[Ctrl]+[A]…表内で実行すれば表全体を一発選択でき、表外で実行すればシート全体を一発選択できます。

 

[Alt]+[Enter]…セル内で改行できます。ちなみにこれは、時間短縮のためというよりも、知らないと仕事に支障が出るレベルのショートカットキーです。

 

最後に…

こうしたエクセルの関数やショートカットキーを見ていると、覚え方のコツというのも気になってきます。

 

単純な関数やわずかのショートカットキーであればすぐに覚えることができるでしょうが、とくに複数な関数については覚えるまでに苦労するかもしれません。

 

関数を使いこなすためには、事務仕事で使用する「関数の名前とその機能」をセットで記憶するということが重要になってきます。そうすれば迷いなく関数を挿入できるようになります。

 

また、職場によって「これだけは絶対に覚えなければいけない関数」というのも違ってきます。

 

ですから最初は職場の先輩に教えてもらい、より重要な関数から覚えるようにしましょう。

 

複雑に思える関数も、使う頻度が高ければ自然と覚えていきますので心配いりませんよ。

 

さて今回は、事務仕事の効率化につながるエクセルの関数やショートカットキーを紹介してきました。

 

ご自宅のPCでエクセルがご利用いただける場合は、是非気になる関数やショートカットキーを試してみてはいかがでしょうか。

 


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