● 「どうして事務の仕事が覚えられないんだろう？」
● 「仕事を詳しく教えてもらえない。どうすればいい？」
● 「他の人はどうやって仕事を覚えたんだろう？」
● 「なかなか仕事が覚えられないのは病気なのかな？」

「仕事をなかなか覚えることができない」と私って病気かも？と不安になりますよね。そんなときは、今の仕事に興味や関心があるのか考えてみた方が良さそうです。

今の仕事が「もともと興味のない仕事だった」のか「興味はあったが最近やる気が低迷してきた」のかで大きな違いが生まれます。

もし自分が今の仕事に対してもともと興味がない状態で続けているのなら、本来欲しいキャリアやスキルが手に入る可能性が低くなりますので、やる気や興味が低迷するのもある意味では当然でしょう。

興味のない仕事の方は、やる気が低下しますから、仕事を覚えるスピードも低下しますよね。

また、今の仕事に興味があったのに最近興味がなくなってきている場合には、心身ともに疲労がたまっており、休息が必要な場合があります。

急な気分の落ち込みや、やる気の低下はうつ病など病気の可能性も隠れているため注意が必要です。

仕事が覚えられないから病気かもと思う場合には、今の仕事にもともと興味があったのか、最近興味がなくなったのかを確認してみてください。

あなたが仕事を覚えることができないと不安になり、私って病気かもと感じる気持ちはわかります。ただ、そもそも仕事の業務範囲自体が広くて難しいということはありませんか？

たとえば医療事務であれば、患者様の受付から初診の対応、さらにはレセプトの作成、院内の清掃、診療予約状況の確認、診療室へのご案内など非常に広範囲な業務があります。これらの業務を短期間で覚えることは、難しいでしょう。

また、介護職に関しても利用者様の既往歴、認知症の度合いに応じた介護サービスを提供しなければなりません。

サービスを提供する利用者様に応じて、症状の度合いは異なりますから、これらの情報をすぐに覚えるのは難しいでしょう。

このように、業種や職種によっても仕事を覚えるためにかかる時間は異なるのです。

もしあなたが、仕事を覚えるのに時間を要しているのなら、業務範囲が広い可能性がありますので、焦らずゆっくり習得を目指しましょう。

「なんで私は仕事を覚えられないのだろう」と落ち込んでしまう人も多いかと思います。実はそんな人ほど真面目で頑張り屋さんが多いです。

完璧主義で真面目な人ほど、確実に仕事を覚えようとメモを取ったり、1つの作業を確実に行っているはず。これは真剣に仕事に向き合っている証拠であり、悲観することはありません。

人それぞれ仕事を覚えるスピードは異なります。体で覚えるタイプ、メモをとってしっかり覚えるタイプとさまざま。だからこそ覚えるスピードに違いがあって当然なのです。

もしあなたが完璧主義で真面目なタイプなら、周りから仕事を覚えるスピードが遅いなどと言われても、あまり気にせず着実に仕事を覚えましょう。

何年も業務をこなしている社員と入社して間もないあなたを比べる必要はありません。何年も仕事をしている社員が出来て当然なのです。

仕事に関する相談で、最も気軽に相談できるのが同期です。同期が仕事の相談に適している理由は、会社の内情をよく理解していますし、仕事の悩みを共感してもらいやすいからです。

具体的な解決策の相談に乗ってくれますし、同期だからこそ愚痴を言う事で、リフレッシュすることもありますよね。

同期に相談する際の注意点としては、口が軽い人ではなく、誠実に相談に乗ってくれそうな人を選びましょう。

中途採用などで同期がいない場合は、いつも仕事を教えてもらっている先輩や直属の上司に相談すると良いでしょう。今あなたが悩んでいることは、もしかすると先輩も新人の頃に悩んでいたかもしれません。

だからこそ、社会人経験の長い先輩に、悩みを打ち明けてみましょう。もし先輩でも、あなたの悩みが解決できない場合は、直属の上司に相談するのも良い方法です。

先輩や直属の上司に相談するときの注意点としては、今抱えている問題を整理して「どのような問題で悩んでいるのか」、「今後どのように改善したいのか」を明確にすることです。

単なる愚痴になってしまうと、印象も悪くなりますし、解決に時間がかかってしまいます。

仕事が覚えられない悩みを会社の同期や、先輩、上司に相談しても解決できないこともあります。

会社自体がパワハラやセクハラなどコンプライアンスに問題がある場合には、会社の人に相談しても客観的な見方が出来ずに、良い解決に繋がらないでしょう。

そのようなときは、あなたのことを良く理解してくれる家族や友人に相談しましょう。会社の内情を知らない分、客観的な見方ができますし、冷静に悩みに向き合ってくれるでしょう。

もちろん、会社の内情をよく知っているわけではないため、業務内容についてアドバイスをもらうことはできないかもしれません。それでも、あなたの悩みを真剣に聞いてくれ、気持ちもリフレッシュできます。

会社の内情が、コンプライアンス上の問題がある場合は、冷静な判断のもと退職を勧めてもらえますよね。

事務職は、資料作成やファイリング、データ入力、電話や来客対応と非常に多くの業務があります。

事務仕事はこれらの仕事を同時にすすめる能力が要求されますので、どのような状況でも臨機応変に対応できる人物ができる人といえます。

また、内外問わず多くの人と関わることが多いため、気配りや接客する力も必要なのです。つまり、事務職は誰にでもできる仕事ではありません。複数の能力が必要なのです。

事務職は、ルーティンワークが苦でない人が向いています。毎日同じ作業を繰り返し、事務の仕事にはミスは許されないことから、細部まで詳細な見直しも必要。

また、1円でも入力が間違っていると、正しい数字を入力しなければなりません。

毎日のデスクワーク、ルーティンワークと細かい作業が苦手という人は事務職には向かない場合もあります。

さらに、毎日同じ作業をしていれば良いというわけではなく、急な来客や電話対応もしなければなりません。これらの事情を踏まえると、柔軟な対応力も求められます。

会社によっても異なりますが、多くの会社でマニュアルにより事務職の業務内容が記されています。事務職に慣れるまでは、大変かもしれませんが、マニュアルをしっかり読み込み業務を行ってください。

もしマニュアルが古く現在の業務内容が反映されていない、見づらいなど改善の余地がある場合は、ためらうことなく先輩や上司に相談しましょう。マニュアル自体に問題があると、判断ミスにつながりかねません。

人が行動するためには、「認知→判断→行動」というプロセスが必要です。上司から言われたことや先輩からの教えをしっかり認知する必要があります。

たとえば、事務仕事が嫌いで、先輩や上司の話をうまく認知できないと、内容を把握できずに間違った判断を下し、間違った行動に移してしまいます。

これらの悪い流れを阻止するためにも、周囲の話しをしっかりと聞き、何を言っているのか把握しましょう。もし、少しでも不安に感じることはわかるまで質問してください。

そうすることで、認知もしっかりでき、適切な判断を下せるようになります。わからないことをわからないままにしなければ、ミスは自然に減少します。

事務職は、多くの周辺機器を使用しますよね。パソコン、コピー機、FAX、電話をはじめエクセルなどの表計算から、ワードなどの文章入力アプリまで幅広いです。

また会社によって独自システムを導入している場合もあり、それら全ての使い方をマスターする必要があります。

これらの周辺機器をしっかりマスターしていないと、入力ミス、計算ミス、顧客対応のミスにつながります。だからこそ、周辺機器の使い方についても、不明なままにしないで、しっかりと同僚や上司に使い方を確認しておきましょう。

さらにパソコンの場合には、重要な書類をしっかりフォルダ分けをし、瞬時にどこにどのファイルがあるのか整理しておくのも有効なミス対策につながります。

事務職が嫌いだ、苦手という人の中にはコミュニケーション不足に陥っている人も多く見られます。

また、職場によってはパソコンに向かってシーンとした環境のオフィスもあり、このような状況では、新入社員にとっては不明点を聞きづらいです。

だからこそ、わからない部分をそのままにしてしまうなどミス発生につながる要因が増えてしまいます。

もし職場自体が聞きづらい環境の場合は先輩や上司に、環境改善の相談をしてみるのも良い方法です。

また、コミュニケーションが不足しているなと感じているのなら、休憩時間に相談したり、できる限りの対策を打ちましょう。

事務仕事は、業務範囲が多く、全体の流れを把握するまでが大変ですよね。多くの人が出社して「次何をしたら良いのだろう」と悩んでしまいます。

そのようなときは、教育担当や先輩にまず全体の流れについて聞いておきましょう。大体で良いので全体の流れを紙やアプリケーションを利用して、タイムスケジュールとして管理します。

業務全体の流れ

このように、タイムスケジュールで全体の流れを管理していくと、仕事への理解が深まります。

事務職は書類の記入や、データ入力が複雑ではじめのうちはミスをしてしまう方も多いですよね。そのような場合には要点をおさえたメモの取り方が重要です。

たとえば、わからない箇所のやり方を全てメモするのではなく、キーワードだけ記載すると良いです。全てメモしてしまうと、文章も長くなり、何を書いたメモかもわからず、効率が悪いです。

メモ帳に見出しと箇条書きで要点のみを記載します。

〇〇書類作成時の注意点

※優先順位が高い書類には赤色の付箋を貼る！

このように、メモの取り方をその業務ごとにわかりやすくまとめましょう！

事務仕事は、覚えることが複数あり、なかなか思うように進まないこともありますよね。そのようなときは、自分だけのルールを作成しましょう。考えてもわからない仕事をいつまでも抱えていても他の仕事に影響が及ぶだけです。

そのようなときは、10分考えて解決策を見つけられなかったら先輩や上司に相談するというルールを作るのです。

このルールがあると、自分だけで解決する能力もつきますし、悩んだ末わからないことは経験値の高い先輩に教えてもらえるので、必要以上に周囲を質問づけにする必要もありません。

考えてもダメなものは、割り切って聞くという姿勢を徹底しましょう。

事務の仕事は、急な来客や電話対応など予測できないことも発生します。多くの人は、1日のタイムスケジュールを決めていると思いますが、このスケジュールがカツカツだと時間になってもタスクが完了しない事態に陥ります。

そのため、タスク管理をするときは、1時間多く見積もってスケジューリングするなどの工夫が必要です。

そうすることで、余裕を持ったタイムスケジュールが完成し、その日の業務を気持ち良く完了できます。

事務仕事は、提出する書類がたまったり、パソコン内部も資料でごちゃごちゃになりがち。このような状態を放置しておくと、資料を探すにも時間がかかり仕事効率化につながりませんよね。

そのような場合は、「情報を整理する」ことが重要。書類であれば、カテゴリ別に付箋を貼ってまとめておきましょう。

また、パソコン内部であれば資料ごとにフォルダ分けをし、誰が見てもどこに何があるのか区別できるようにするのです。

それだけでなく、デスク周りもホッチキスや付箋、テープ、筆記用具、請求書などがすぐに取り出せるようにレイアウトにも工夫をします。

もっとも使う頻度が高いものは、手の届きやすいところに配置しましょう。また、収納グッズを活用してデスク周りを整理するのも良い方法です。

仕事ができる人は、今日やらなければならないタスクに関する時間管理を、正確に割り出します。

たとえば、複数の請求書を作成するにしても会社ごとに余裕のもった時間を算出してスケジュールに落とし込みます。

その一方で、仕事の要領が悪い人の場合、なんとなく経験値でスケジュールを管理している場合が多いです。「この案件なら大体これくらいだろう」と憶測で算出してしまいます。

もしあなたが時間管理を苦手としているのなら、まずは作業内容を正確に把握し、それに応じた時間管理をしてみてください。

余裕のもったスケジュールを管理するためには、正確な時間にプラス1時間多く見積もって管理すると良いでしょう。

仕事の要領が悪い人は、質問回数が少なく1つのことで多くの時間を消費していることが多いです。

時間は有限ですから、もし10分悩んで解決しない場合は積極的に質問するなど仕事効率化のために行動しましょう。

要領が良い人は、ある程度悩んでわからない部分は、積極的に質問し、課題を解決します。無駄な時間を消費しなくて良いため、仕事をスムーズに進められるのです。

要領の悪い人と良い人の違いは、仕事に対する優先順位でも現れます。要領の悪い人ほど、重たい作業から先に遂行することが多く、余計に時間がかかります。

要領の良い人ほど、重たい作業は後にして、先に軽い作業から取りかかります。

軽い作業から取り掛かることで、脳をフル回転する必要なく無駄な体力も消費しないため、スイーディーに次の作業に移行できます。

優先順位の決め方で悩んでいる人は、その日の全体のタスクを確認して、軽めの仕事から取り掛かるようにしましょう。これだけでも、格段に業務効率化になります。

会議に出席するとパソコンでメモを取り、後に会議録としてまとめるなんてことがありますが、すごく面倒臭いと思いませんか？

最近では、ボイスレコーダーなしでも会議音声をスマホで録音し、自動で文字起こしをしてくれる録音アプリもリリースされています。

自動で文字起こしをしてくれるため、その場でパソコンをカチャカチャする必要がありません。また、高性能なボイスレコーダーを使用すれば、会議の音声をそっくりそのまま記録できます。

このように、要領の良い人は、ガジェットも使いこなしています。

仕事の効率を上げるためにメモを取りますが、そのメモによって逆に仕事の効率が悪くなっていませんか？

上記の3条件に当てはまっている人は、メモの取り方を見直しましょう。

まずメモという性質上、重要な箇所を全てメモしてしまっては文章になってしまいます。ですから、要点やキーワードのみをまとめて、その単語だけを見れば何を書いたか思い出せるようにしましょう。

次に、【どこに何が書いてあるのかわからない】という人は、日付を記載し、日付に合わせてその日のメモを残します。

そうすることで日付がインデックスの代わりとなり、振り返りやすいですよね。メモ帳のスペースが空いているからと、次々にメモしていては後から振り返りづらいばかりか、効率が悪くなる一方です。

メモ帳本来の目的は、重要な項目を忘れないように書き留めておき、あとから復習することです。そのため、メモを取ることが目的となっている人は、まず振り返りやすいメモを取るように心がけてください。

仕事を覚えるのが早い人は、総じて逆算思考の人が多いです。逆算思考とは、達成したい目標を先に決めておいて、その目標を達成するためには、1日どれくらいの作業量が必要かを算出すること。

たとえば、1ヶ月後に顧客との打ち合わせを予定しているのであれば、2週間前にはプレゼンを完璧にしておく、3週間前には資料を精査する、4週間前には資料作りに入るなどです。

これは日々の仕事も一緒で、その日のタスクを逆算思考でスケジュールに落とし込めると、格段と要領の良い人になれますし、仕事が効率化できます。

なかなか事務の仕事が覚えられないという場合には、今の覚え方を見直してみる必要があります。

自分でやればできることも、全て抱えて混んでしまっては仕事効率化にはなりません。そのようなときは、「自分がやらなければならないこと」と「他人でもできること」を明確に分けると良いでしょう。

そうすることで、自分のタスクを最適化することができ、業務改善にもつながります。「あの人しかできない仕事」のような業務になってしまうと、その人ばかりに負担がかかり、とても良い仕事には繋がりませんよね。

任せられる部分は、周囲の協力も得ながら仕事を進めましょう。そのためには、周囲とのコミュニケーション力も必要です。日頃から、積極的にコミュニケーションを取るようにしましょう。

仕事を始めたばかりの人がミスをするのは、当たり前のことです。

ただ、仕事を覚えていくためにはミスをしっぱなしではいけません。ミスをしたときには、なぜそのミスが起きたのかを考え、改善につなげていくことが大切です。

そうすれば同じミスを何度もしてしまうといったことも、防ぐことができるのではないでしょうか。