事務の仕事の目標設定はどうするの?例文や書き方まとめ!

事務の仕事の目標設定はどうするの?例文や書き方まとめ!

 

「ほとんど変化のない事務仕事。目標設定を立てるのに毎回苦労している」などとお悩みではありませんか?

 

毎回同じ目標を設定したいのが本音だけど、人事考課の手前それも難しいという方も多いですよね。

 

また目標設定シートに記入する時期になると、毎回のように以下の様な点が気になってくることもあるのではないでしょうか。

 

「事務仕事における目標設定の例って?」
「事務職が使える仕事の目標の例文には何がある?」
「目標設定シートにふさわしい書き方って?」

 

そこで今回は、事務の仕事をしている方に向けた目標設定シートの例文や書き方を紹介していきます。

 

いつも目標設定で悩んでしまうという方は是非参考になさってくださいね。

 

※事務職は大手と中小企業で待遇、給与に大きな差が!今の職場に不満があるなら


事務仕事の方必見!目標設定の例を紹介!

事務仕事の方必見!目標設定の例を紹介!

 

目標設定シートに記入する際には、例文をいくつかチェックしたいと思うものですよね。

 

そこでこちらでは、その例文や書き方のポイントについて紹介します。

 

事務仕事の目標設定の例まとめ!

事務職で目標設定の内容に悩む方は多いようで、Q&Aサイトでもそういった書き込みが目立ちます。

 

以下で、その中から例文として参考にできるものをピックアップして紹介いたします。

 

事務職の目標設定に関する口コミ1

事務職の目標設定に関する口コミ2

≪出典:YAHOO知恵袋

 

事務職に長年勤務している方でも悩む目標設定。転職したての人なら、より一層難しいですよね。

 

この質問からも、事務職の目標管理シートにどのように記載すれば良いのか悩んでいる様子が伝わってきます。毎回目標管理シートに書く内容が似てしまうという現象も…。

 

事務仕事の目標設定に関する書き込み

 

事務仕事の目標設定に関する書き込み 2

≪出典:YAHOO!知恵袋

 

また、事務職の目標設定の場合、営業職などとは違い目標に数値など具体的な要素を盛り込むことが難しいですが、以下の様な書き方をひとつの参考にすれば事務仕事であっても数値を目標に盛り込むことが可能です。

 

事務仕事の数値を盛り込んだ目標設定

≪出典:YOMIURI ONLINE 発言小町

 

目標設定シートへの書き方のポイント

まずは日々の業務を洗い出してみる

 

毎回の業務内容を詳しくおさらいするような形で一つ一つ洗い出していくと、その中で目標となるような材料が見つかることがあります。

 

事務の仕事の場合、コスト削減や営業部門・生産部門のサポートなどがポイントになってきますので、そこにつながりそうな材料を発見すれば、そこから目標を考えていくことができます。

 

ミスをヒントに目標設定

 

仕事上のミスはどなたにも起こり得ることです。

 

もし、それまでに何度か同じミスが発生している場合は、そこから目標を設定していくという方法もあります。

 

どうすればそのミスを防ぐことができるかという答えがわかればそれを記入してもいいですし、あるいはミスにより生じる修正作業を少なくさせる方法がわかれば、それを記入しても構いません。

 

「定着化」という言葉の使用

 

「○○○の定着化」というのは、事務仕事における目標設定で便利な言葉のひとつです。

 

その○○○に当てはまる内容を考えるには、やはり日々の仕事を洗い出すなどの作業が必要になってきます。

 

改善したい問題があれば

 

例えば受注処理にかかる時間を短縮したいという目標があれば、「そのためにできる事」を具体的に記載します。

 

例文:〜のため、現在使用しているエクセルの関数を見直し、より効率的に処理できるエクセルシートを作成する。

 

改善したい問題だけを提起するのではなく、その改善のためにできる事も併せて記載するということがポイントとなります。

 

事務職で思い当たる改善可能なキーワードとヒントまとめ!

事務職の業務は幅広く、同じ一般事務職と言えども、会社によっては全く異なった仕事をしていると言うケースも少なくありません。

 

そこで事務職の目標設定に使えるキーワードやヒントを、実際にネット上の掲示板やQ&Aサイトからまとめてみましたので、ヒントにしてもらえればと思います。

 

  • 書類をPDF化してペーパーレス化を進める
  • カラーコピーの回数を減らしてインクの消費量を抑える
  • 〇〇の業務を滞りなく進める為、〇日以内に処理する
  • 新人教育、後輩との連携や関係構築
  • 節電、経費削減、節水、時間厳守
  • 〇〇に1時間かかっているのを今後30分に短縮する
  • 普段のルーティンワークを効率化し、1時間早く業務を終える様にする
  • エクセル、またはワードなどの勉強をし、作業をデータ化する
  • 毎週頭にToDoリストを作り、1週間でこなせるようにする
  • 自分の作業を他の人も出来る様にマニュアルを作成する
  • 整理整頓
  • キャリアアップ
  • 電話対応、ファイリング
  • 過去の書類の整理
  • 自分に足りない部分を見つけて関連する本を読む
  • コミュニケーション能力
  • 売上アップ、売上アップの補助になる事
  • 在庫に関連する事
  • うっかりミスの改善とその方法の提示
  • 笑顔、スマイルなど表情に関する事
  • 日頃の作業の見直し、一つの作業にかかっている作業時間の改善
  • 電話対応などのクレームに関する事
  • 社内外へのメール関連の見直し
  • エコ関連、ミスしたコピー用紙をメモ帳に使うなど
  • 残業や普段の勤務時間の短縮

 

上記をヒントに、誰が、なぜ、どこで、いつまでに、何を、どの様にするのか?を具体的に考えていくと、様々な目標設定が可能です。

 


そもそも事務仕事の目標設定って何のためにあるの?

そもそも事務仕事の目標設定って何のためにあるの?

 

続いては、目標設定シートの導入背景についての情報をお届けします。

 

導入する理由を知りそれに納得すれば、毎回面倒に思ってしまいがちな目標設定シートへの記入にも、意欲的に取り組めるようになるかもしれません。

 

人事考課における目標管理制度

従業員が記入する目標設定シートは、人事考課における目標管理制度として利用されています。

 

人事考課というのは聞き慣れない言葉かもしれませんが、これには以下の様な意味があります。

 

人事考課とは

人事考課とは

≪出典:コトバンク

 

つまり、目標設定シートの内容は、昇給や賞与、昇進などの決定に影響する可能性があるということになります。

 

このような事実を知れば、目標設定シートへの記入も大切なことであると理解することができるのではないでしょうか。

 

そしてその理解は、目標設定シートに記入する際のネガティブな気持ちをも払拭してくれます。

 

目標設定は自己実現への第一歩

働く上での目標というと、会社や上司から与えられるものという印象も強いかもしれません。

 

ですが目標管理制度においてはそれは前提ではありません。

 

目標設定シートに記入した目標を達成していくことによって、自己実現のような満足感を得ることもできます。

 

ですから「事務仕事は毎日の変化が少なくどうも飽きてしまう」という場合こそ、上記の例や書き方を参考にしながら有効な目標を設定することが大切になってきます。

 

そうやって一生懸命考えた目標を達成することができれば、事務の仕事に対するやりがいや魅力が再び高まってくるのではないでしょうか。

 


事務職の目標設定は将来必要なくなる?

事務職の目標設定は将来必要なくなる?

 

事務職の目標管理設定シートに記載する内容でお困りの方も、これまで紹介した方法を取り入れることで、より詳細な目標管理ができるのではないでしょうか。

 

ただ、ここで事務職の目標設定が将来必要なくなるかもしれない現実についてご説明したいと思います。

 

事務職のライバルはAIよりもRPA!

将来、AI(人工知能)が急速に普及し、既存の仕事の一部が機械に置き代わってしまうという危機感が広まっています。

 

たとえば、少し古い統計ですが、英オックスフォード大学が2013年に発表した論文は、世界的に有名です。

 

この統計によると、「今後10〜20年の間に、47%の仕事が機械に取って代わられる高いリスクがある」というもの。

 

「週刊ダイヤモンド」が特集した「機械による代替市場規模」の算出については次の通りです。

 

「週刊ダイヤモンド」が特集した「機械による代替市場規模」の算出

 

1〜15位までを抜粋してお届けしますが、この表の41位には「事務管理サービス業」がランクインされています。

 

「週刊ダイヤモンド」が特集した「機械による代替市場規模」の算出2

≪出典:DIAMOND online

 

このように、事務職についても将来に渡り、高い確率で機械に置き代わる時期がやってくるかもしれません。

 

またここ最近では、AI(人口知能)だけでなく「RPA」という言葉を聞くことも多くなりました。

 

RPAとは、ロボティック・プロセス・オートメーション(Robotic Process Automation)といい、ホワイトカラーの間接業務を自動化するテクノロジーのことを指します。

 

どういうことかというと、「データの収集から統合、システムへの入力業務を自動化できるテクノロジー」なのです。

 

つまり、事務職であれば必須ともいえるExcelデータの入力に関しても、一定のルールにしたがって自動入力が可能となります。

 

Excelで行う報告書の作成において、特定項目の演算や抽出など、あらかじめルール化したものであれば、RPAで自動化できます。

 

よくAI(人工知能)とRPAの違いについて、勘違いされることもありますが、RPAは皆さんがご存知の人工知能のような、ディープラーニング(深層学習)ができない代わりに、人間が定めた一定のルールの元、業務を自動化できます。

 

RPAは、一定のルールが決まっているオフィスワークにおいて、絶大な威力を発揮します。事務作業の効率化や自動化が得意なのです。

 

つまり事務職に関して言えば、AI(人工知能)よりもRPAの方が脅威となり得ます。

 

実際、RPA導入ツールなども、積極的に販売されており、徐々に事務職に置きかわりつつあります。

 

事務職がなくなっている現状!

RPAは、私たちの社会に徐々に浸透しつつあります。特に、オフィスワークの中心である事務職の場合も例外ではありません。

 

次の例をみて頂けると、事務職のRPAによる代替も浸透していることが理解できます。

 

日本生命保険|RPAによる事務作業の短縮

 

日本生命保険|RPAによる事務作業の短縮

≪出典:RPA(ロボットによる業務自動化)とは|RPAテクノロジー株式会社

 

こちらの例は、「RPAテクノロジー株式会社」の公式ページに記載されている、RPA導入事例です。

 

これまでは、1件あたり数分かかっていた作業に対して、RPAを導入することで、わずか20秒で処理できるという驚異的な結果となっています。

 

大手通信会社|熟練スタッフ10名分の仕事が新人スタッフ1名に圧縮

 

大手通信会社|熟練スタッフ10名分の仕事が新人スタッフ1名に圧縮

≪出典:RPA(ロボットによる業務自動化)とは|RPAテクノロジー株式会社

 

上記の例も、RPAを導入したことによって、驚異的な結果が生まれました。

 

顧客からのお問い合わせにおいて熟練スタッフと新人スタッフで差が生じてしまい、場合によっては1件に対して、約20分もかかっていました。

 

しかし、RPA導入後には1件にかかる処理時間は、わずか1分に。

 

このように、熟練スタッフといえど、時間のかかる事務処理もRPAを導入することで、その時間を大幅に短縮することができ、現在事務職の人でもうかうかしていられません。

 


事務職がなくなる前に今から始めておきたい対策!

事務職がなくなる前に今から始めておきたい対策!

 

ここでは、AI(人工知能)やRPAの導入により、事務職が減少する前に始めておきたい対策をご紹介します。現在、事務職の人も今のうちから対策を講じましょう。

 

事務スキルのレベルアップ!

たとえば、AI(人工知能)やRPAが普及すれば、Excelの表計算や報告書の作成を自動で行ええるようになります。

 

特に、RPAは事務レベルでの単純作業に強く、この分野では人間より機械に置き代わる可能性が高いです。

 

しかし、同じ事務職でも人とのコミュニケーションを円滑にとる、部署ごとの問い合わせ内容に耳を傾け丁寧に案内するなど、機械ではできない「人間らしさ」は今後も需要は高いです。

 

たとえば、銀行業務で言えば預金の引き出しや、税金の支払いなどはAIが担当できますが、新規口座の開設手続きや、資金運用の相談などの十分な説明が必要な分野は、人間しか対応できません。

 

それを踏まえると、事務職でも単純な計算や、報告書の作成は機械に任せて、丁寧な電話対応や例外処理、さらにコミュニケーションスキルの需要は伸びていきます。

 

AIやRPAといえど、毎回正確なデータを出力してくれるとは限りません。そのような観点から、AI技術の検証を行える人材が必要となります。

 

これらの知識や技術を習得すると、ハイレベルな事務職として生き残れる可能性も高いです。

 

事務職に関わる資格を取得!

事務スキルのレベルアップには、人間らしいコミュニケーション能力や、AIの検証スキルがあると良いことは理解できましたが、事務職に関わる資格に関してはどうでしょうか。

 

ここでは、事務職関連の資格についてご紹介します。

 

TOEIC

 

事務職になぜTOEICが必要なの?と感じるかもしれません。ただ、グローバルな目線で英語力を身につけておくと、事務職の中でも貿易事務や、英文事務など幅広い活躍が可能となります。

 

単純な計算は機械に任せる代わりに、英語力を生かして、事務職としてもスキルアップを目指しましょう。

 

まだまだ翻訳ツールは、正確性が足りないこともあり、英語力が試されるシーンが多いのが現状です。ぜひ参考になさってください。

 

ファイナンシャルプランナー

 

事務職がファイナンシャルプランナーの資格を保持することで、個人資産の運用や、資金計画のアドバイスなどが業務として可能となります。

 

通常の事務では対応できない金融の知識を得ることで、既存の事務以外の分野でも活躍できる機会が増えるでしょう。

 

社会保険労務士

 

資格取得の難易度は上がりますが、社会保険労務士資格を取得することで、これまでの事務業務に加えて時代と共に移り行く労働関係や年金、社会保険に関する専門知識を取得できます。

 

最近では企業に1人雇用する会社も多く、事務職がそのような人材として能力を発揮できれば、会社からも重宝されるでしょう。

 

法律系の知識が主となるため難易度は上がりますが、挑戦してみる価値があります。

 

転職をしてキャリアアップ!

AI(人工知能)やRPAが普及すると事務職の中には、強い危機感を抱く方も多いですよね。

 

そのような中で、事務職ではなく他業種へ転職するという選択をする方もいらっしゃいます。

 

現在は、人気で競争率が高くなかなか採用されにくい事務職ではありますが、今後はAI等の普及によりどうなるか詳細な検討はつきません。

 

そのような状況で、トレンドに合わせて他業種に転職するという選択も良いのではないでしょうか。

 

事務職としてお給料が安定しているうちに、副業を開始したり、新しい資格を取得したりと、他業種へ転職すればAI時代が来ても柔軟に対応できますよね。

 

現在の仕事が安定しているうちに、以下のような転職エージェントを利用して、他業種への転職を検討してみてはいかがでしょうか。

 

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さて今回は、事務仕事の目標設定でお悩みの方に向けて、その例や書き方のポイントなどを紹介してきました。何かお役立ていただける情報があれば幸いです。


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